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财务管理

财务管理之现金交易控制的重点

添加日期:2015年05月19日

  现金交易和收支在管理中最容易产生漏洞,对于现金交易频繁的中小企业来说,如果缺乏严谨的现金管理控制方法,最容易产生舞弊情形。为了加强对现金交易的控制,中小企业应当抓住以下重点进行控制:
  一、设立担保制度,对现金经手人加以控制
  中小企业内部的各种员工,只要经手现金,就必须有担保。担保方式包括“保证人”、 “担保物”、 “公司重要人物的保证”等,而且保证书填写后,企业还要加以核查,以确认事实。保证在职期间不做损及公司利益的行为,此为企业最基本的第一道防御原则。
  二、加强现金收入的记录与核查
  当收入现金时,应立刻产生某种记录,例如开立连续编号的发票,或开立出货单,或使用收银机等。销售部门最好设有集中收款处,由该处人员开发票,或将已开好的发票上盖“发票章”。如果每笔收入都有记录,自然容易核对。而且事经两人以上,作弊的机会便会减少。
  三、定时查询账务收支情况
  对于销售部门的现金控管工作,要求销售主管每日汇报前一日销售的发票总额,以及存人银行的存款金额,并于当日上午l0时以前将前日现金所得存人附近的银行;公司的出纳人员于上午11时到银行去列印存折,或是在电脑上借着网络银行查询账务收支状况,以确定各部门所有的现金已确实汇人公司账户,如有异常状况,在当日要迅速解决。
  四、建立“零用金"制度,专款专用
  管理重点是“一切收款,悉存银存。所有支出,统一付款。现金收入,不得移用支付。唯一库存现金,只有零用基金”。对于销售部门的费用支出,可建立零用金制度,在银行开立另一个账户来处理零用金支出,每天支付款,除了零用金之外,尽量开具支票等,这是内部控制的要点之一。不要在同一个银行账户内同时处理发票和现金收支工作,还要禁止主管每日将零用金支出充抵现金收入再将净现金余额存人银行的做法。
  五、“管财”人与“管账”人职务分离
  经手现金收支的出纳工作,与管理现金及簿记等会计工作,要由不同的人员担任,以收互相牵制之效。
  六、设专职拆信员
  如果企业开展的是邮购业务,数量较大时,最好专设拆信员;如无专设人员,亦应由非会计及非出纳人员兼任。拆阅后,应根据信内汇票支票,填具汇款清单,交与出纳存款,再由会计根据该汇款清单及送款簿存根人账。
  七、加强支票和往来账款的管理
  每月发出账单清款时,应请客户尽速核对。收款时,应请客户开立划线抬头支票。如是即期支票,应请客户注明“禁止背书转让”字样。对于每一客户账余额,会计或稽核人员应随时加以核对,检查是否尚有未收到的账款并催收。此外,必须运用抽查办法,发出对账单,请客户回签对账。客户账款由专人收取的做法较为理想,但目前各企业常由业务人员兼收,极易发生挪用吞没的情况,因此客户账款应勤于核对检查。
  八、设立临时突击抽查制度
  企业主管(或内部稽核人员)要不定期地突击检查零用基金及现金以及现金交易的流程与做法,督促管理人员和记录人员保持警戒而不至于疏忽。
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