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公务卡结算的财务问题与建议

添加日期:2014年12月26日

  【摘要】:预算单位试行公务卡结算可以提高预算单位的财务管理水平、动态监控公务支出等,但是其实施过程中也存在一定的问题。本文探讨了预算单位公务卡结算的会计处理、公务卡结算中的漏洞等,提出完善公务卡结算制度的建议。
  一、预算单位实施公务卡制度的重要意义
  目前,除部分偏远地区预算单位因缺乏有效的受理环境而暂无法实施公务卡结算外,公务卡制度已基本实现全覆盖,成为我国公务支出管理领域的一项基础性制度。公务卡是一种主要用于预算单位日常公务支出和财务报销业务的信用卡,既具备普通信用卡授信消费的属性又具有财政财务管理属性,是财政财务管理规范与银行卡结算方式结合而成的一种新型管理工具。预算单位实施公务卡结算制度具有重要意义:
  1. 提高预算单位财务管理水平。公务卡作为一种现代化支付结算工具,使用便捷,降低了经办人出差、采购等携带现金的风险。预算单位强制执行公务卡结算制度以后,简化了部分报销流程,现金预支,归还借款、开具支票等现象大大减少,并且大大减少了单位的现金流量。
  2. 促使经办人及时报账。因为公务卡消费具有一定的免息还款期(根据消费日期不同20 ~ 56天不等),这就促使公务卡的持有人必须及时到财务部门报账还款。
  3. 财政部门可以对公务卡支付的每一笔公务支出实施动态监控,对违规支付进行快速核查处理,从而让一些潜在的腐败触觉缩回去,有利于从源头上防治腐败。同时推行公务卡强制结算制度能够保证交易的真实性,杜绝公款进入私人腰包,有效防止“报销腐败”。比如,机票报销(购买的是打折机票,但是票务公司可以提供全价机票),如果采取旧的报销形式,很多经办人就会按照全价票进行报销,但是施行公务卡结算后,财务人员按照公务卡消费记录进行还款。
  二、实施公务卡结算制度存在的问题
  1. 公务卡消费环境不完善。因为商户安装POS机后,每次刷卡商户需要支付一定的手续费,但一些零星小金额的交易不接受刷卡结算,再加上一些偏远地区、郊区、小店等没有广泛普及POS机,只能现金支付,这些对公务卡的推广产生了一定的负面影响。
  2. 公务卡持卡人面临个人信用风险。公务卡属于信用卡的范畴,具有一定的免息期,但由于还款行为须有代理银行完成,而且公务卡还款需要提前预约,或者持卡人没有及时到财务报销等原因,或多或少会出现超期还款而产生利息或者影响信誉的问题。
  3. 公务卡并不能完全遏制浪费和腐败。比如,持卡人与商家联合,持卡人高价消费,再有商家私下支付回扣,或者持卡人私人刷卡消费而拿到单位进行报销的现象等很难辨别,这就完全取决于持卡人的自觉性。
  三、公务卡结算的会计处理
  单位可以设置“公务卡支出暂付”的过渡性科目,核算已报销但未与银行结算的公务卡支出金额。下面就公务卡结算的相关账务处理进行说明。
  1. 经办人持有完整的票据资料进行报销。借:支出科目;贷:公务卡暂付科目——个人。财务人员通过公务卡还款系统操作完毕,并且通过银行还款后,根据生成的“还款汇总表”逐笔冲销“公务卡暂付”科目。借:公务卡暂——个人;贷:银行存款。
  2. 发票、机票等报销票据未到,但是公务卡免息还款期限临近,经办人凭公务卡消费记录到财务部门要求还款。①经办人向财务提交公务卡消费记录时的账务处理。借:其他应收款——经办人;贷:公务卡暂付——个人。②财务人员与银行预约还款完毕后,根据“还款汇总表”进行的账务处理。借:公务卡暂付——个人;贷:银行存款。③经办人将已公务卡还款后的机票、发票等票据拿到财务部门报销时做的财务处理。借:相关支出科目;贷:其他应收款——经办人。
  3. 发票、机票等报销票据未到,免息还款期已少于三天(单位进行公务卡还款需要提前一天预约,如果公务卡与单位还款账户不是同一银行,还需要跨行等待时间),经办人可以到财务部门预借现金去银行柜台进行还款。
  (1)经办人向财务部门提交现金借款单时,借:其他应收款——经办人;贷:库存现金。
  (2)经办人将机票、发票等票据到财务报销时的账务处理。借:相关支出科目;贷:公务卡暂付——个人。
  (3)财务人员与银行预约还款完毕后,根据“还款汇总表”进行的账务处理。借:公务卡暂付——个人;贷:银行存款科目。同时经办人应将预借的归还公务卡的现金从公务卡中取出(公务卡中如果有余额,本地取现免手续费),归还财务。借:库存现金;贷:其他应收款——经办人。
  针对上述第3种情况,不可以进行这样的账务处理:①在经办人向财务部门提交现金借款单时的账务处理。借:公务卡暂付——个人;贷:库存现金。②经办人将机票或者发票到财务报销时做需做账务处理。借:相关支出科目;贷:公务卡暂付。
  这种账务处理看似简单,账面上看不出问题,其实不妥——这笔消费通过公务卡结算,但是公务卡系统就反映不出这笔交易,年底进行统计时,账面上公务卡暂付科目与公务卡系统还款金额就会出现差额。
  四、公务卡结算中的不足
  公务卡还款时,需要财务人员登录公务卡支付管理系统,录入报销凭证中公务卡的卡号、交易日期、交易金额等,核实需要还款的公务消费是否属实;如果属实,系统自动显示这笔交易的明细数据。
  目前的公务卡还款系统有一个特点,就是同一笔消费记录,如果已经采用零余额项目还款,再一次采用零余额项目还款时,公务卡支付管理系统会出现“此笔款项已经还过款”的提示信息;或者再一次采用零余额项目还款的金额超过消费金额时,系统会出现“超出还款金额的”提示。但是再一次还款采用非国库项目,或者第一次采用非国库项目还款,再一次还款不论是零余额项目或者非国库户还款时,公务卡系统均没有这种识别功能了。这应该是公务卡还款系统的一个很大漏洞。以上两种情况笔者在实际财务工作中均有碰到。
  例1:持卡人A某,3月份到财务部门报销一笔在网上购买的试剂656元,财务人员经审核后按照正常程序在零余额项目中报销此笔试剂,在还款系统查询过程中,公务卡交易系统提示此笔交易已经还款完毕。财务人员经过查账发现,A某在1月份已经通过公务卡支付一笔656元的材料费,而且已经通过公务卡还款系统还款完毕。这就说明交易记录只有一笔,却取得了两张发票。如果把3月份的这笔试剂在非国库项目中开支,公务卡系统可以还款成功。
  例2:B某与C某同时出差,机票均由B某采用公务卡在网上购买,但是两人不是同时办理报销手续。B某在4月份到财务办理此笔差旅费的报销手续,其中机票的票面金额为1 016元,而消费记录为1 884元。
  财务人员采用零余额项目对此笔1 016元机票进行公务卡还款时发现B某在3月已经通过此系统采用零余额项目还过1 016元,公务卡还款金额超过消费金额无法还款。经过财务人员查找,发现C某在3月份已到财务报销过一张票面金额为1 016元(公务卡消费记录为1 884元)的机票。经过与经办人核对,发现两张机票的票面金额均为1 016元,但是购买机票的刷卡金额为1 884元,也就是说每张机票是以942元的价格购买,每次公务卡还款942元即可。经过实验,B某报销的此笔机票如果采用非国库项目还款,公务卡系统就不具备超额还款的提示功能。
  五、完善公务卡结算制度的建议
  1. 尽快完善公务卡还款系统的不足。单位财务人员力量毕竟有限,要靠财务人员发现是否有发票重报、多报的现象难度很大。希望有关部门能尽快完善公务卡还款系统存在的问题,不论采取何种项目、渠道还款,都可自动识别是否已经还款或者超额还款。
  2. 简化报销程序。《中央预算单位公务卡管理暂行办法》第二十二条规定持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按照所在单位财务部门要求填写报销审批单,并附有关财务报销凭证及公务卡消费凭证,按照单位规定的财务报销程序报请审批。这里的消费凭证即POS机签购单。但现在网络发达,网上直接购买火车票飞机票或者试剂小型仪器等,方便省事,却无法取得POS机签购单,而且一些POS单显示不够清楚。经办人保管不当,找不到当时的刷卡小票等现象都给财务报销带来一定的麻烦。经过实践发现,笔者认为刷卡后的POS单与登陆公务卡所属银行个人网上银行打印出的公务卡消费记录均能满足财务报销的需要。这样可以有效地减少财务人员工作量,同时也为持卡人提供了便利。
  3. 持卡人与银行共同努力,主动防范降低持卡风险。银行方面,人民银行和银监局要切实履行自身的监管职责,完善公务卡管理技术风险体系,防范银行卡伪冒和欺诈交易,将持卡人的风险降到最低;各发卡银行和银联机构也要根据环境变化及时完善风险管控措施,阻塞漏洞,防止持卡人信息外泄等,保证持卡人安全。持卡人方面,应养成积极用卡,安全刷卡,及时报销、还款的良好习惯。
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