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风险管理

信息化条件下的经济酒店资金风险管理

添加日期:2014年04月08日

        经济酒店是一种新型业态,它的客房服务和设施具有一般星级酒店的品质,但取消或压缩购物、娱乐、餐饮、会议等功能,具有经济、舒适、便捷、安全等特点。随着社会中小型商务活动日益增加、大众化休闲旅游度假时代来临,经济酒店在我国迅速兴起并保持跨越式发展的良好势头。连锁经济酒店作为一个资金密集型行业,资金是连锁经济酒店的血液,在生产经营过程中,如何防范资金风险便是首当其冲的一个重大问题。连锁经济酒店必须结合自身经营特点,在资金管理方式上进行创新,消除企业潜在的风险,才能在竞争中立于不败之地,保持企业高速、健康发展态势。

  一、经济酒店面临的资金风险
  连锁经济酒店前期是资金净投入,虽然单店投资不大,每间客房投资一般在5 ~ 8万元,单店总投资大概几百万元,但由于连锁规模化发展,大规模开设连锁门店,且继续开新店或旧店更新改造,需要周而复始地投入大量建设资金,可能会面临投资资金不足窘境;酒店正常经营后有稳定资金流入,但由于经济酒店经营特点以及成本效益考量,使得资金管控承受着巨大压力,资金风险也凸显。

  (一)内部控制风险
  经济酒店的单店投入不多,规模不大,出于成本效益原则考虑,组织形式往往实行扁平化、精简化,很多情况下是一人多职多岗,一名会计负责多家店面的会计管理工作;有些甚至是不相容职务由同一个人兼任,比如前台接待、住宿登记、收款、开具发票均由一人完成,供应商甄选、供应价格、物资采购、付款均由一人完成,将传统星级酒店稽核员岗位由出纳或其他岗位兼任;内部控制和牵制作用被严重削弱,极易发生舞弊风险,造成资金损失。
  连锁经济酒店要贴近目标市场,门店的往往分布在不同的城市,而且门店数量比较多,这就使得要在空间和时间上对门店进行远程管理,信息传递和反馈容易延迟,也不容易发现问题,管理难度大,容易形成资金管理漏洞。

  (二)现金管理风险
  由于经济酒店的经营特点,使用现金交易的业务比较多,交易也比较频繁,特别是酒店住宿收入实现没有实物进销存账来反映,不需要从实物状态转化为收入,也并不必然伴随实物量的减少,比其他企业更加难留下审计轨迹。
  1. 现金销售。经济酒店团队客源比较少,大部分为散客,很大一部分散客是通过现金结算,部分客人通过现金支付款项后没有索取相关票据,销售日报表传送及稽核不及时、不到位,容易给前台、出纳等接触资金次数频繁的人员,通过修改单据、删除单据或者不办理登记手续等手段,提供挪用、贪污营业款的可乘之机,甚至可能利用价格调整之机侵占差价款,财务部门难以对门店资金进行及时、准确的监控,甚至很大程度上无法通过现有资料找到舞弊痕迹,最终无法查处舞弊行为,造成资金损失。
  2. 成本费用现金开支。物资采购、费用开支等一些经营行为,经常通过现金进行对外支付,但由于连锁门店数量非常多,虽然有年度的成本费用预算,但经营和市场情况变化时,不能及时修正预算,现有的管理手段也很难做到事前对所有经营事项一一审批,事后集中报账,如果存在预算结余虚列开支或提高价格开支情况,财务部门难以对这些经济业务的真实性、必要性以及金额的真实性进行核实。
  3. 利用优惠促销套取现金。连锁经济酒店为吸引客人,经常进行一些优惠促销,比如用积分兑换礼品或住宿、优惠券抵住宿费、打折、免费体验、免费送早餐等优惠活动,虽然对提高入住率起到了一定作用,但这些促销活动也存在很多漏洞,很容易被不良员工利用来套取资金。例如按照房价挂牌价全额收取客人现金住宿费后,利用优惠券或者编制打折单据来抵冲部分住宿费,套取抵冲部分的现金。

  (三)消费挂账风险
  经济酒店虽然近年取得快速长足发展,但同样也面临着激烈的商业竞争,挂账赊销成为扩大销售额的手段之一,被广泛加以运用,通常允许协议单位先挂账,定期结算。
  其一,前来入住的客人可能会是协议单位的员工、客户或其他关联人员,在签订协议的时候不是能够确定具体人员的名字,这些人员以协议单位的名义挂账入住时,有时候仅凭协议单位电话通知,没有获得其书面授权原件,就办理了挂账入住手续,待月末结算时候往往会产生异议,而酒店也拿不出有力的证据证明。
  其二,连锁门店为完成销售任务,没有认真核查协议单位的资质和信用,就签订了合同协议或口头协议,签订协议后一些企业因为经济状况不好或者合同条款纠纷,到期无法按时支付住宿费用,造成坏账损失。

  (四)资金短缺风险
  经济酒店规模在快速增长。在这样竞争激烈的市场上,各家经济型酒店都在争先恐后地扩大规模,如果放慢脚步市场就会被竞争对手夺走。根据商务部商业改革发展司和中国饭店协会发布的信息,经济酒店的平均单店投资730万元,平均每间客房投资5.5万。由于经济酒店是租赁经营,缺少可以抵押资产,往往难以获得银行贷款,庞大的资金需求成为许多经济酒店无法承受的压力,由此放慢发展脚步。七斗星连锁经济酒店由于盲目扩大规模,追求上市目标,导致资金链断裂,2007年被如家快捷收购100%股权。资金短缺给经济酒店发展带来严重阻碍,很可能出现资金难以为继的局面,而被迫破产或者被并购。

  二、创新内部控制制度,化解资金风险
  经济酒店连锁发展是一种新的经营发展模式,与传统星级酒店既有共同点也有差异,没有现成经验可以照搬,应创新管理模式和思路,研究企业的经营环节,利用现代信息化技术,实现流程再造,嵌入科学的内部控制流程、标准,达到预期风险控制目标,防范可能出现资金风险。

  (一)强化以信息化为载体的内部控制制度建设
  信息化打破了地域限制,提高了信息传输速度和价值,实现管理的协同效应,为企业更好地进行财务管理提供了一种技术手段。但是必须在信息化系统中嵌入内部控制程序和方法,设置控制标准和准则,才能实现内部控制的有效性,保证资产的安全完整,防止资金损失的风险。
  1. 建立信息化管理控制系统。
  (1)事前控制。主要是对网络安全、系统安全进行控制,配置防火墙、杀毒软件、入侵检测等网络安全防护设备装备,完善网络管理、设备管理等防护管理制度,形成相对安全的网络安全环境;财务、业务系统设计要安全可靠,数据能同步安全对接。
  (2)事中控制。通过数字认证体系,对各操作人员的身份、权限进行系统维护管理,防止非授权操作,特别是系统管理员的非法操作;通过财务和业务流程再造办法,在业务运行过程中嵌入内部控制程序,实现交易授权、职责划分、凭证与记录控制、资产接触与记录使用、稽核等控制程序,实时监控系统和业务流程的运行情况。
  (3)事后控制。应建立数据的备份、恢复和保管制度,确保出现系统崩溃、自然灾害等问题出现时,能恢复数据,建立数据库访问的安全管理,禁止一切非法侵入,防止数据的丢失篡改。
  2. 创新住宿收入管理方法。
  (1)将公安部门身份证识别系统、住宿管理系统、电子门卡系统联网的数据实现共享和无缝对接。在客人办理入住手续时,前台登记人员通过专用身份证读卡器,自动将客人身份信息读入各系统中,根据系统存在的客人身份信息,才能在住宿管理系统中录入房号、房价、押金等住宿信息,然后电子门卡系统才能根据相关信息制作客房门卡,门卡信息写入后不能再进行修改或者删除客人住宿所有相关信息,这样不仅能减少纸质住宿登记操作时间,最重要的是可以通过信息化系统设置,有效地行使内部控制职能,防止有关人员随意删除、修改客人住宿信息,或者给客人制作门卡后不办理住宿登记手续,将收入款私自截留占用。
  (2)优惠促销管理。经济酒店近年已形成品牌林立的发展现状,同时竞争愈发激烈,各种营销优惠活动将被更多运用,也会发放一些优惠券或打折券吸引客人,发放数量和使用程序要按以下规定、流程严格管理:优惠兑换券或打折的内容、金额或有效期等信息必须事前审批并录入管理系统中;所有的住宿类优惠兑换券,客人必须在制作门卡之前使用才能有效;纸质兑换券,应在券面印制防伪码、编号等,通过读取兑换券信息与系统信息一致后才能兑换,电子兑换券必须正确输入密码后才能使用;系统将自动同步在系统中生成优惠兑换券使用相关信息,防止重复兑换使用。这样就将优惠兑换券的使用置于客人、信息系统双重监督和管理中,能有效防止利用优惠兑换券套取资金。
  3. 物资采购的分类管理。经济酒店应建立物资采购ABC分类管理办法,根据相应审批权限进行物资采购。对于金额大或影响酒店品牌的物资,列为A类物资管理,必须由酒店统一采购并配送到连锁门店;对于日常经营所必需的但金额不大的物资,列为B类物资管理,由酒店确定推荐品牌及指导价,连锁门店按照推荐品牌和价格自行采购;对于金额小且很少发生的,列为C类物资管理,由连锁门店自行选定。物资采购ABC分类管理,不仅有利于明确权限,防止采购价格混乱,也使得采购过程更透明,便于财务部门审核、监督。
  4. 强化现金交易管理。尽量减少现金交易,通过给予非现金交易的客人予以优惠的方式,鼓励客人通过pos机刷卡和在线支付等手段支付住宿费,减少收款环节带来的舞弊风险;连锁门店应统一办理单位商务卡,设定单位商务卡的日支付限额和总支付限额,对于连锁门店零星采购、业务招待等通过单位商务卡支付,这样使得交易留下交易价格、时间、地点等信息,实现有效的监督管理,一些不能使用商务卡的现金支出,必须在发票上注明时间、地点、证明人、原因等信息并及时报销,以减少虚报支出的风险。
  5. 加强挂账管理。挂账销售是一把双刃剑,在带来销售收入增长同时,也会带来损失风险,必须确定合理的信用条件,制定严格的挂账管理制度:
  (1)必须事前先制定信用政策,对需要挂账的协议单位品质、能力、资本等信用状况进行严格考察和评估,根据实际情况评判协议单位不同的信用等级,给予其不同的挂账额度和期限,按照规定的审批流程办理完审批手续后,双方对书面协议进行签字及盖章,并在协议中对交易条件、双方的权利和违约责任、合同期限等关键条款进行约定。
  (2)所有的签订协议、挂账额度、期限等信息必须录入管理系统中,并赋予挂账协议单位一个用户名和初始密码,初始密码可以由协议单位进行修改。办理挂账住宿时候,由协议单位经办人输入相关信息正确后才能办理挂账入住手续,管理系统没有相关信息的或者输入密码错误的,将无法办理挂账入住手续。授信部门应定期及时复查协议单位信用情况,系统应设置对挂账金额、款项回收有无逾期情况进行预警提醒功能,财务部门应及时发现问题,并督促相关部门及时更正。

  (二)资金统一规划
  1. 严格资金预算制度。资金预算主要包括现金收支、现金多余与不足计算、资金的筹集和利用等,经济酒店一定要合理统筹好资金开支项目和金额,合理确立投融资规模,合理安排和调度好资金,尽量提高资金使用效率,提升企业的经济效益。严格控制资金的预算支出和收入管理,预算执行情况考核评价纳入考核评价,对于支出超预算或收入不完成的,一定要定期进行分析、研究,及时调整预算,以保持资金的最佳持有量。
  2. 创新融资方式。经济酒店应根据自身特点,创新思路,规避自身可抵押资产少的劣势,发现自己的优势,开拓融资新方式。可以利用现金流比较大且经营权利润比较高的特点,通过资金统一管理平台,将所有已经生产经营的连锁门店现金流量集中,以显示企业的实力和还款来源的可靠性,通过以酒店经营权质押的形式获取银行信贷支持。可以通过购买信贷保证保险,获取银行贷款。信贷保证保险是指贷款人与保险人签订保证保险合同,如果贷款人没有履行与贷款银行签订《借款合同》约定的还款义务,保险公司需要对贷款人未清偿的借款本金和利息,向贷款银行进行赔偿。这样就极大增加信贷资金的安全性,使得银行愿意发放贷款。

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