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医院医用物资物流管理成本分析及优化措施

添加日期:2014年03月19日

        医用物资物流成本管理是医院内部控制的重要内容,又是医院成本管理的关键手段。笔者拟从医院医用物资物流管理活动和内容入手,阐述医用物资物流管理成本的构成及管理现状,并提出降低医院医用物资物流管理成本的优化方案,从医用物资物流管理成本构成的各个环节提出具体的优化方式。同时,结合信息化技术手段提出医院医用物资物流管理效率、降低物流成本的对策,以期对提高现代物流管理思想在医院医用物资管理中的实施效益起到借鉴作用。

  一、医用物资物流成本的构成及管理现状
  (一)采购成本
  采购成本主要包括采购人员的劳务成本和医用物资的购进成本,人员的劳务成本统一归入人员成本当中,这里所说的采购成本是指医用物资的购进成本。医院采购医用物资时,根据医院一定时期内的计划需求量采购,采购人员在对供应市场上相关产品的价格、质量、品质、折扣以及商家信誉等进行了解后,选择合适的供应商与其签订协议,就价格、订货量、交货时间、退换货条件、售后服务保证、送货方式、付款期限等内容达成共识。对于大宗意义物资采购来说,医院应采取公开竞标的方式进行选择供应商,并按照上述考虑内容签订供应合同。
  目前,我国医院医用物资采购环节中存在的主要问题是:可以选择的供应商较多,供应商资质考查不严,缺乏有效的供应商考核评价指标体系。多数医院已经将传统的“大批量、少批次”的采购方式转变为现在的“多批次、少批量”的采购方式,在维持一定的库存前提下,尽量降低库存,实施医用物资的“零库存”管理,从而降低物流成本,提高资金利用率。但是,对于急需医用物资难以做到快速反应,即还没有对不同的医用物资做出相应的采购计划。

  (二)仓储保管成本
  仓储保管是医院对医用物资在入库、分类存储、出库、盘点等管理活动的关键环节中,仓储保管人员应掌握库存物资的数量、有无破损、周转情况等。目前,医用物资仓储保管环节存在的主要问题是:存储物资积压,急需物品及时供应受限,对于医院应急物资的需求无法及时满足,而一些库存医用物资产品积压占用资金,增加仓储保管成本。

  (三)库存资金占用成本
  购进医院的医用物资需要占用一定的资金,就形成了库存物资资金占用成本,医用物资的库存物流成本中包含有资金占用成本即机会成本。大量的医用物资库存积压,周转时间长,使医院的流动资金减少,限制了医院资本可得性及投资能力。

  (四)内部流通搬运成本
  医用物资内部分配运输需要相关人员对其进行专项管理,从需要领取医用物资的科室人员入库到领用登记以及检查库存等都需要进行记录,并由内部配送人员借助装卸搬运工具将医用物资进行输送而产生的成本,可以按照装卸搬运成本归集到人员成本下面。通常情况下,流通搬运成本与库存量、周转次数存在正比关系。
  目前,在医用物资内部流通环节中,主要存在的问题是:领用物资信息化管理程度低,物资配送人员采取手工取货,采用简便的推车等工具领取医用物资,效率低下且不安全,无形之中增加物流管理成本。

  (五)人员成本
  主要由医用物资采购、仓储保管、供应分配等各环节负责人的人员管理成本构成。例如,库房保管人员负责医用物资的保管和盘点工作,物资配送人员负责将各科室申请领用的物资进行统一配送等。

  (六)其他成本
  除上述相关可计量成本的支出外,还存在一些医用物资潜在的风险成本,这些成本难以计量,只能通过物流管理来加以规避。例如,医院医用物资储备过程中的破损、污染造成的损失,废弃医用物资回收成本,由于市场价格波动造成医用物资的跌价损失等。

  二、降低医用物资物流管理成本的优化方案
  根据上述对医用物资各环节物流管理成本及管理现状的分析,笔者从以下几个方面提出对医用物资物流管理成本的优化设计方案。

  (一)构建医用物资供应商选择评价指标体系
  医用物资采购人员应对采购物资的质量、数量、价格、品质、折扣等因素进行综合考量,构建医用物资供应商选择评价指标体系,对各个供应商进行打分评价,从产品供应方面、商家信誉方面、配送及售后服务方面等建立二级评价指标,形成能够定量考核的指标,并定期对已有合作关系的供应商进行考核,及时发现供应商供应医用物资方面存在的纰漏,严格把关,确保医用物资的安全性和合法性。同时,加强采购人员的职业道德素质培养,重视医用器材、药品采购安全的重要性。

  (二)医用物资合理分类,采取不同的采购方式
  1.采用ABC分类仓储管理方法
  借鉴一般仓库广泛使用的ABC仓储管理方式,将其运用到医用物资的仓储管理。由于过去对使用的医用物资不加以区分,均采用计划采购或零库存的方式,可能造成过量采购、积压库存或者急需物资缺货的情况。对于周转量大、使用频率高的A类医用物资,医院自己保有安全库存;对于B类医用物资,由供应商管理库存(VMI),医院保有少量库存,积极实施零库存战略;对于C类不常使用的医用物资,医院不保有库存,在需要使用时及时与供应商联系签订采购合同。
  2.实施医用物资供应商库存管理方式
  通过供应商选择评价指标体系,选择合适的供应商建立长期合作关系,并由供应商保有医用物资库存。一方面,能够有效降低这类商品的库存资金占用成本,加速库存周转;另一方面,通过信息化手段实时了解库存变化情况,由供应商库存管理,采用及时供应的配送方式,降低这类医用物资库存量,减少仓储保管成本。
  3.积极实施零库存战略
  医院医用物资储备部门与供应商可以建立数据交换平台,实现对医院医用物资库存信息的实时共享和监控。供应商通过终端POS机可以知道各类医用物资的消耗情况,主动采取补货措施,快速制订医用物资配送计划,录入订单信息并完成相应物资的采购订单和配送订单,然后仓库医用物资进行拣选、出库操作,提高供应商配送速度和效率,加强了与医院的长期战略合作关系。同时,医院也降低了物资保有成本。另外,还需建立应急医用物资的采购配送机制、退换物资处理和相应财务管理办法等。

  (三)加强医院内部物流信息化程度,严格控制内部医用物资配置
  1.应用条码技术,对医用物资仓库进行管理
  随着医院医用物资物流管理信息化建设的逐步加强,条码技术的应用对医用物资库存控制、实施自动化仓储管理起到至关重要的作用。条码技术不仅实现仓库管理自动化,而且对提高物流作业效率具有重要的作用。由于医院医用物资品种多,传统的人工拣选盘点速度慢,给物资保管、物资分配、信息及时传递处理等带来很大的影响。通过条码技术的应用,实现医用物资信息的采集、录入、拣选等自动化,不仅可提高使用效率,降低作业强度,也将大大提高医用物资仓储保管作业的准确率,进而实现仓库管理的全面自动化。
  2.应用计算机管理信息系统,实时监控医用物资流通
  应用计算机管理信息系统对医院医用物资的物流管理实时监控,从医用物资入库到出库及配送至各科室的流通过程进行实时跟踪,完成对医用物资的动态监管。一方面,可以极大地提高医用物资内部配送的效率,减少差错率;另一方面,可以根据医用物资的动态使用信息,预测未来各类医用物资的使用量和周转次数等物流管理基本信息。
  3.按需、专人、定时地配送医用物资
  医用物流管理部门应依据医院场所的特殊性质,将人流与物流分开,防止二次污染的发生。按需求、派专人、定时进行医用物资配送,在特殊情况下,如果科室有急需物资,应单独及时与仓储部门取得联系,对于缺货的急需物资在申购单上将物资的型号、数量、规格等填写后,交予仓储部门或采购部门(根据具体情况而定)。在医院条件允许的情况下,应改善医用物资仓储环境的硬件设施,采用现代医院医用物资物流管理的技术手段,提高医用物资物流管理作业效率。

  (四)对废旧医用物资实施统一回收管理
  提高医患双方的环保意识,加强对医用物资废弃物处理。对于医院中医用废旧物资应进行回收并统一销毁处理,在收集废弃物过程中,应严格分类医用物资,防止在焚烧废弃物时对环境造成污染,严格执行国家对医疗废弃物管理的有关法律、法规,规范医院对医用物资废弃物管理制度的落实,明确权责。

  三、小结
  在服务业越来越重视物流管理的环境下,医院对医用物资的物流管理也应该逐步深入落实,实现医用物资物流管理的科学化与现代化,降低医用物资物流管理各项成本,提高医用物资周转率。另外,还要特别注意,医用物资物流管理是医院控制成本、提高效益的切入点。

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